Profesjonalne wystąpienia publiczne

Jak zwiększyć efektywność zebrań firmowych?

Wielu pracowników przyznaje, że nie ma najlepszego zdania na temat spotkań firmowych

Często można usłyszeć, że są one stratą czasu, najrozsądniejszą decyzją byłoby więc zrezygnowanie z nich po to, aby zająć się czymś bardziej efektywnym. Mimo to, menedżerowie nie mają wątpliwości, że warto je przeprowadzać. Co ważne, gdy mówimy o negatywnym nastawieniu pracowników do tego rodzaju zebrań, powinniśmy uświadomić sobie, że w większości przypadków jego źródłem nie jest wcale niechęć do nawiązania współpracy. Przyczyny niezadowolenia wiążą się więc z przebiegiem wspomnianych spotkań i ich specyfiką.

Błędów komunikacji można uniknąć

Często mamy do czynienia z sytuacja, w której prowadzona na forum publicznym dyskusja, szybko przestaje służyć rozwiązywaniu problemów, wiele osób uważa ją bowiem za znakomitą możliwość wypromowania swojej osoby. Zebrania nie mogą też być uznawane za efektywne wówczas, gdy są zdominowane przez lidera, a do głosu dopuszczana jest jedynie garstka pracowników. Trudno dziwić się, że każdy pracownik chce czuć, że jego praca ma sens, jeśli zaś nie ma takiego poczucia – jest zniechęcony.

Myśl o tym, aby zrezygnować z zebrań firmowych jawi się więc jako kusząca i często rzeczywiście mamy do czynienia z zespołami, które ich nie potrzebują. Nie można jednak zapominać i o tym, że mamy do czynienia i z drugą stroną medalu odnoszącą się do stosunków i relacji międzyludzkich.

Zgrany zespół

Zebranie w zespole i komunikacja krok po kroku

Jeśli zależy nam na tym, aby zebranie firmowe przynosiło oczekiwane rezultaty, powinniśmy przestrzegać kilku zasad. Najważniejsza mówi o tym, aby jeszcze przed organizacją zebrania zastanowić się nad tym, w jakim celu zostało ono zwołane. Jeśli spotkanie nie ma celu, nie ma tez sensu w oczach osób skłonionych do uczestnictwa w nim. Jeśli więc już je planujemy, musimy wiedzieć, czemu ma służyć.

Kolejnym krokiem jest ustalenie planu zebrania, następnym zaś – podzielenie zadań pomiędzy pracownikami. Oczywiście, często okazuje się, że decyzje należy podejmować relatywnie szybko, nie czekając na samo spotkanie. Podczas samego spotkania warto też wracać do tych problemów, które uznaje się za kluczowe, na jego zakończenie należy zaś zebrać wnioski tak, aby uczestnicy wiedzieli, że spotkali się w konkretnym celu i cel ten został w pewnym momencie osiągnięty.

Warto tez pamiętać o tym, że w zebranie powinni się angażować wszyscy jego uczestnicy. Dla niektórych będzie to naturalne, innym trzeba będzie jednak w tym pomóc. Duże znaczenie mają tez wcześniejsze doświadczenia grupy.